Lượm lặt nhân sự (p3) - Phòng Hành chính (các công việc phải làm)

Thông thường, các công ty SME hay gộp chung phòng Nhân sự và phòng Hành chính là một với tên gọi phòng Nhân sự hành chính, hoặc tổ chức hành chính, hoặc chỉ đơn thuần là Hành chính. Đây được coi là một bộ phận "con dâu" của dòng họ, hoặc "con mọn" ở nhà địa chủ quán xuyến "en nờ" thứ trên đời để các bộ phận khác chuyên tâm vào làm việc. Đây là hậu phương, là back-up nên rất ít người có cái nhìn đúng đắn về bộ phận này, thậm chí ngay cả bản thân những người làm nghề cũng không nhận thức chính xác nghề mình đang làm, điều này làm tôi thấy buồn hơn cả. Dù sao, đã dấn thân vào nghề rồi, hãy trân trọng lựa chọn của mình. Lan man 1 tí xíu, những tản mạn trên làm tôi nhớ đến câu nói của nhà văn Nam Cao, "Kẻ mạnh không phải là kẻ giẫm lên vai kẻ khác để thoả mãn lòng ích kỉ. Kẻ mạnh chính là kẻ giúp đỡ kẻ khác trên đôi vai của chính mình". Xét ở một khía cạnh nào đó, nhân viên Hành chính đích thực là kẻ mạnh, là kẻ giúp đỡ người khác trên "đôi vai" của mình. Vậy "Kẻ mạnh" này làm thế nào để giúp đỡ những người khác? Sau đây là các công cụ mà "Kẻ mạnh" sử dụng để thực hiện sứ mệnh của mình. Các thông tin được tóm lược từ sách Blog nhân sự của tác giả Nguyễn Hùng Cường:

1. Quy chế tổ chức phòng Hành chính

- Chức năng, nhiệm vụ phòng Hành chính

- Mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc của Trưởng phòng Hành chính; Lễ tân, Tổ trưởng tổ bảo vệ, nhân viên bảo vệ, nhân viên y tế, nhân viên lái xe;

2. Quản trị tài sản

- Quy định quản lý tài sản;

- Chính sách và nguyên tắc quản lý tài sản;

- Biên bản lắp đặt và nghiệm thu tài sản;

- Biên bản bàn giao tài sản, trang thiết bị

- Phiếu yêu cầu sửa chữa

- Biên bản kiểm tra tài sản;

- Biên bản sửa chữa và nghiệm thu tài sản;

- Bảng kê, biên bản bàn giao tài sản;

- Kế hoạch kiểm kê;

- Mã thiết bị;

- Phiếu đề xuất trang thiết bị văn phòng

3. Quy định quản lý thư viện công ty

- Kế hoạch mua sách, tài liệu;

- Biên bản bàn giao sách, tài liệu;

- Báo cáo danh mục sách, tài liệu hàng quý;

- Danh sách ưu tiên sử dụng tài liệu

- Danh mục sách, sổ theo dõi cho mượn sách;

- Biên bản thư viện

- Quy định quản lý thư viện công ty;

4. Quy định sửa chữa

- Phiếu yêu cầu sửa chữa;

- Sổ theo dõi sửa chữa;

- Biên bản nghiệm thu;

- Quy trình sửa chữa;

5. Quy trình bảo trì, bảo hành

- Bảng theo dõi bảo hành;

- Báo cáo số lượng máy móc thiết bị;

- Kế hoạch bảo trì;

- Phương án sửa chữa;

- Báo cáo dụng cụ bảo trì hàng tháng;

6. Quy định quản lý và tổ chức cuộc họp

- Kế hoạch tổ chức cuộc họp

- Thư mời họp

- Biên bản cuộc họp

- Sổ theo dõi book phòng họp

7. Quy định quản lý con dấu

- Sổ theo dõi đóng dấu

- Quy định quản lý con dấu

8. Quy định tiếp khách

- Phiếu đề nghị tiếp khách

- Kế hoạch tiếp khách

- Báo cáo tiếp khách

9. Quy định quản lý máy vi tính, mạng internet

- Phiếu đăng ký tài khoản mạng

- Phiếu đăng ký tài khoản web

10. Quy định quản lý văn bản đến, văn bản đi

- Sổ theo dõi công văn đến,

- Sổ theo dõi công văn đi;

- Sổ chuyển giao văn bản;

- Danh mục thông báo

11. Quy định quản lý văn phòng phẩm

- Bảng tiêu chuẩn văn phòng phẩm

- Bảng định mức văn phòng phẩm

- Bảng đề nghị văn phòng phẩm hàng tháng

- Giấy đề nghị văn phòng phẩm

- Sổ cấp phát văn phòng phẩm

12. Quy định quản lý và sử dụng điện thoại

- Biên bản cấp password điện thoại

- Sổ theo dõi điện thoại di động, liên tịch

13. Quy định chế độ công tác phí

- Giấy đề nghị đi công tác

- Giấy giới thiệu

- Kế hoạch đi công tác

- Bảng xác nhận công tác

- Báo cáo kết quả công tác

- Bảng thanh toán tiền công tác phí

- Bảng kê phụ cấp lưu trú ở nước ngoài

- Tờ trình công tác phí vượt khung

- Quy định chế độ công tác công tác phí

14. Quy đinh quản lý và sử dụng xe ô tô

- Giấy đề nghị sử dụng xe

- Phiếu điều động xe

- Phiếu xác nhận sử dụng xe

- Báo cáo tình hình sử dụng nhiên liệu hàng tuần

- Kế hoạch bảo trì

- Bảng kê thanh toán chi phí ô tô

15. Quy định quản lý hồ sơ

- Danh mục hồ sơ

- Phiếu đề nghị mượn hồ sơ

- Biên bản giao nhận hồ sơ

- Sổ theo dõi mượn hồ sơ

- Phiếu đề nghị hủy hồ sơ

- Biên bản hủy hồ sơ

16. Quy định quản lý tài liệu

- Phiếu đề nghị làm tài liệu

- Danh sách phân phối tài liệu

- Danh sách tài liệu

- Phiếu đề nghị thay đổi tài liệu

- Phiếu đề nghị áp dụng tài liệu bên ngoài;

- Biên bản bàn giao tài liệu

17. Quy định soạn thảo văn bản

- Hướng dẫn biên soạn tài liệu

18. Quy trình tổ chức hội nghị

- Giấy đề nghị tổ chức cuộc họp

- Kế hoạch tổ chức hội nghị

- Bảng kê thanh toán chi phí hội nghị

19. Quy định quản lý biểu mẫu

- Danh mục biểu mẫu

- Bảng định mức sử dụng biểu mẫu;

- Trình duyệt photo biểu mẫu, sổ sách;

- Sổ phân phối biểu mẫu, sổ sách;

20. Quy trình xử lý thông tin

- Sổ ghi nhận, xử lý thông tin

21. Quy định kiểm soát nhân viên, khách ra vào cổng

- Sổ theo dõi khách ra vào cổng;

- Sổ theo dõi nhân viên ra vào cổng;

- Sổ theo dõi ô tô ra vào cổng;

- Biên bản vụ việc;

22. Quy định quản lý tài sản, hàng hóa ra vào cổng

- Sổ theo dõi hàng hóa

- Sổ theo dõi tài sản

Trên đây là những lượm lặt của tôi khi đọc sách Blog nhân sự của tác giả Hùng Cường. Tôi làm việc này giống như làm công việc viết báo cáo sau khi học được một điều gì đó mới mẻ, muốn lưu giữ lại. Có nhiều quy trình, quy định tôi không thực sự hiểu rõ mình cần nó để làm gì, nhưng tôi vẫn ghi nhận lại, vì tôi chưa đủ trải nghiệm, kiến thức, hay thực tế doanh nghiệp của tôi hay của bạn đang hoạt động ra sao mà đánh giá. Tất cả lý thuyết sẽ không có tác dụng gì nếu bạn không áp dụng nó vào trong thực tế, nên đi học nhiều, viết báo cáo cho chính mình để xem mình hiểu đến độ nào, và phải áp dụng nó vào thực tế công việc để tránh lãng phí tài nguyên quốc gia - thời gian của bạn.

Chúc bạn, chúc tôi sẽ "chân cứng đá mềm" nhé!