Lượm lặt nhân sự (p2) - Hoàn thiện phòng HC-NS từ năm 1 đến năm 4

Một số gợi ý cho bạn khi mới nhận chức Trưởng phòng Hành chính Nhân sự. Không quan trọng là bạn có bao nhiêu năm kinh nghiệm, quan trọng là bạn có biết phải làm gì không. Khi bạn biết bạn cần làm những việc gì, phải làm những việc gì bạn sẽ tìm được cách làm những việc đó. Nỗi sợ hãi chỉ tồn tại khi bạn ở trong bóng tối, không nhìn thấy nó là gì thôi, còn khi đã có ánh sáng, nỗi sợ chẳng còn đáng sợ nữa. Dưới đây, tôi tóm tắt lại những việc cần làm khi nhậm chức Trưởng phòng HC-NS. Bạn có thể tham khảo bản gốc tại cuốn sách Blog nhân sự - tác giả Nguyễn Hùng Cường.

Phải làm gì với nhiệm vụ xây dựng phòng Hành chính - Nhân sự?

- Bước 1: Xác định các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng

- Bước 2: Chuẩn bị công cụ, dụng cụ làm việc;

Cụ thể:

Bước 1: Xác định các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng HC-NS:

1. Các công việc liên quan đến nhân sự:

- Hoạch định nguồn nhân lực;

- Tuyển dụng

- Đào tạo

- Đánh giá thành tích cán bộ công nhân viên

- Quản trị tiền lương, thưởng, chế độ đãi ngộ;

- Xử lý quan hệ lao động;

- Vệ sinh, an toàn, bảo hộ lao động;

- Tham mưu

2. Các công việc liên quan đến hành chính

- Văn thư lưu trữ;

- Các công việc hành chính khác: quản trị tài sản, bảo dưỡng, bảo trì, tiếp khách, quản lý con dấu,...

Bước 2: Chuẩn bị công cụ, dụng cụ cho phòng

1. Chuẩn bị nhân sự, cơ sở vật chất

- Nhân sự: 1 nhân viên nhân sự hỗ trợ được 70-90 nhân viên;

- Hành chính: 1 lễ tân, 1 bảo vệ, 1 tạp vụ, 1 văn thư  cho công ty 300 người;

2. Chuẩn bị cơ cấu tổ chức phòng ban, sơ đồ chức năng cụ thể cho từng vị trí công việc

- Nên có 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và các chuyên viên: tuyển dụng, đào tạo, lương và BHXH, văn thư, lễ tân, bảo vệ, tạp vụ.

3. Chuẩn bị biểu mẫu, văn bản - công cụ làm việc

3.1 Trước hết, chuẩn hóa các công việc HC-NS phải làm trong năm đầu tiên thành lập doanh nghiệp:

- Sơ đồ cơ cấu tổ chức;

- Lập bảng lương;

- Xây dựng nội quy công ty;

- Xây dựng mô tả công việc;

- Xây dựng quy trình ký hợp đồng lao động; 

- Tập hợp đủ hồ sơ;

- Lập quy trình xin nghỉ phép;

- Đăng ký bảo hiểm xã hội;

- Xây dựng bảng theo dõi thông tin nhân sự;

- Xây dựng cơ chế trả lương, nâng lương (chính sách đãi ngộ).

3.2 Công việc năm thứ 2
- Hoàn thiện quy trình tuyển dụng và rà soát, tập hợp lại hồ sơ;
- Xây dựng quy trình nghỉ việc;
- Xây dựng chế độ phụ cấp, phúc lợi và khen thưởng;
- Xây dựng quy chế chấm công;
- Setup phòng hành chính và các công việc hành chính: quản lý tài sản, quản lý công văn đến;

3.3 Công việc năm thứ 3
- Xây dựng quy trình đào tạo, hội nhập, thực tập;
- Xây dựng quy trình đánh giá mức độ hoàn thành công việc;
- Xây dựng chế độ bổ nhiệm, tiến hành bổ nhiệm nhân viên;
- Mua máy chấm công, nâng cấp quy chế chấm công;
- Tiếp tục setup công việc hành chính: quản lý văn phòng, theo dõi chấm công, theo dõi duy trì nội quy công ty; tổ chức các hoạt động sinh hoạt nội bộ công ty;

3.4 Các công việc năm thứ 4
- Xây dựng lại hệ thống đánh giá hoàn thành công việc KPI;
- Xây dựng lại quy chế lương, nâng lương, phân bậc lương, thang ngạch bậc, quỹ lương;
- Hoàn thiện quy chế bổ nhiệm, tiến hành bổ nhiệm nhân viên;
- Xây dựng quy chế SO - chia sẻ cổ phần cho nhân viên;
- Tiến hành truyền thông, đào tạo

Một số ý kiến cá nhân của bản thân sau khi tổng hợp các kiến thức quý báu của tác giả Hùng Cường như sau: Khi bạn nhậm chức Trưởng bộ phận dù là bộ phận nào cũng thế thôi, bạn đều phải thu thập thật nhiều thông tin để có một cái nhìn tổng quát nhất về công ty, về tình hình công việc, cách thức vận hành hiện tại, điểm nào được, điểm nào chưa được để tiến hành cải thiện, sửa đổi, bổ sung sao cho toàn bộ hệ thống vận hành một cách trơn tru, mượt mà nhất. Cách của tôi là viết xuống những gì mình thấy, sắp xếp chúng theo các tiêu chí của công việc sao cho phù hợp với chức năng nhiệm vụ của phòng ban, định hướng phát triển của công ty, rồi dựa vào khung tiêu chuẩn các công việc theo từng năm như trên để hoàn thiện hệ thống dần dần. Khi giao việc cho nhân viên, hãy cho họ biết họ là ai trong bức tranh toàn cảnh của phòng, của công ty. Công việc của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến những người khác trong phòng ban, trong công ty. Một ngày đẹp trời nào đó, tôi sẽ viết một bài về "Work flow" - Dòng chảy công việc - công cụ rất hay ho, giúp chúng ta nhìn rõ hơn những gì cần làm (chi tiết) và giúp phân định trách nhiệm cụ thể khi có các công việc giáp ranh giữa 2 bộ phận khác nhau.

Cuối cùng, chúc bạn, chúc tôi "chân cứng đá mềm nhé"!