Biên bản họp Hội đồng quản trị và Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông

Trước khi vào vấn đề chính của bài viết, tôi muốn tâm sự đôi chút về công việc của mình. Nếu bạn học Luật và ra trường đi làm Hành chính - Nhân sự ở Việt Nam thì chẳng có gì lạ cả. Các nhà tuyển dụng sẽ có vẻ ưu ái bạn hơn so với các ứng viên khác, vì thực tế, các doanh nghiệp Việt Nam trong những năm tôi đang sống chủ yếu là doanh nghiệp SME, nên nhân viên HC-NS mà biết Luật nữa thì quá OK rồi, tận dụng được hàng tỷ thứ, tiết kiệm chi phí hàng tỷ đồng ấy chứ. Thế nên, có bạn nào học Luật, nhưng ra trường muốn làm ngành khác thì HC-NS có vẻ phù hợp với bạn.

Nào nói một chút về post này, thú thực, kiến thức Luật không đào sâu, tra cứu liên tục thì cũng quên sạch thôi, nên sau 3 năm không động mắt vào mấy trang văn bản pháp luật, tôi quên, kiến thức cũ như một trang giấy trắng đã ố màu thời gian. Thật may mắn cho tôi, khi các đồng nghiệp của tôi vẫn rất tin tưởng vào kiến thức luật học mà tôi đã tích lũy được trong 4 năm đại học, nên đôi khi họ hơi quá đà trong việc tin tưởng giao trọng trách cho tôi trong việc tìm tòi và sáng tạo các văn bản hành chính sao cho phù hợp với quy định pháp luật. Thỉnh thoảng, không phải, luôn luôn muốn rõ ràng mô tả công việc đối với tôi mà nói lúc nào cũng diễn ra, dù cho nhiều khi lười không nói ra. Thôi, lan man quá nhiều rồi, túm lại tôi nhận được yêu cầu cung cấp các hồ sơ pháp lý liên quan đến biên bản họp HĐQT, họp ĐHĐCĐ qua các lần tăng vốn, vay vốn, chuyển nhượng cổ phần giữa các cổ đông trong công ty. Tôi vào làm việc vào giữa năm 2015, các hồ sơ lưu trữ của công ty trước đó đã được tập hợp lại, tuy nhiên có rất nhiều hồ sơ được yêu cầu đều không tìm thấy, có hồ sơ yêu cầu cung cấp lại do sai quy cách - không đầy đủ chữ ký các thành viên ĐHĐCĐ - mặc dù tôi nhớ rằng Luật không yêu cầu, nhưng không thể nói "tôi nhớ..." để làm căn cứ được, nên tôi mần trong luật để chứng minh. Dưới đây là 1 chút ít thông tin hữu ích liên quan đến vấn đề này.

- Biên bản họp Hội đồng quản trị:

Theo quy định tại Điều 113 Luật Doanh nghiệp 2005 quy định: Biên bản họp Hội đồng quản trị phải có đầy đủ họ, tên, chữ ký của các thành viên HĐQT

Tuy nhiên, quy định này đã được thay đổi từ ngày 1/7/2015 khi Luật doanh nghiệp 2014 có hiệu lực thi hành, tại điều 154 quy định: Biên bản họp HĐQT phải có họ, tên, chữ ký của chủ tọa và người ghi biên bản.

Như vậy, nếu các biên bản họp HĐQT làm trước ngày 1/7/2015 sẽ phải có chữ ký đầy đủ của tất cả các thành viên HĐQT, từ ngày 1/7/2015 trở đi sẽ chỉ cần chữ ký của chủ tọa và thư ký cuộc họp là OK.

- Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông:

Từ quy định tại điều 106 Luật doanh nghiệp 2005 đến khi Luật doanh nghiệp 2014 có hiệu lực thi hành ngày 1/7/2015, tại Điều 146 đều ghi nhận rằng: trong biên bản họp ĐHĐCĐ chỉ cần họ, tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký cuộc họp.

Tôi thấy cách quy định mới này của Luật đã tóm gọn lại những thủ tục rườm rà trong giấy tờ hành chính, giảm thiểu công việc cho nhân viên hành chính văn thư. Nếu ai đọc blog của tôi thì sẽ thấy bài này đúng là đãi cát tìm vàng, "Giữa dòng đời tấp nập, ta vô tình vớ được quả dưa gang". Tôi xàm quá rồi, chúc thêm một lời nữa thôi: Chúc bạn, chúc tôi chân cứng đá mềm nhé!